Presentasi memerlukan persiapan yang matang agar segala sesuatunya berjalan lancar. Dapat menarik perhatian audience dan menyakinkan client. Berikut ini adalah cara menyiapkan presentasi, agar sukses.

Mengenali tujuan dari presentasi

Pertama adalah mengenali tujuannya dahulu. Setelah mengetahui tujuan presentasinya maka lalu bisa ditentukan topik presentasinya.

Tujuan presentasi bisa berupa untuk memperkenalkan program, atau proposal pengajuan penawaran bisnis, atau untuk memberikan penjelasan informasi edukasi. Bisa juga untuk pengenalan suatu proyek baru, produk baru, menjelaskan laporan keuangan, atau penjelasan prospek bisnis dan lain sebagainya.

Dari berbagai tujuan presentasi tersebut maka lalu dikerucutkan menjadi suatu topik presentasi yang lebih spesifik. Cara menyiapkan presentasi berikutnya adalah menetapkan topik

Menetapkan Topik Presentasi

Setelah mengetahui tujuan presentasinya, maka langkah selanjutnya adalah memilih dan menentukan topik presentasi apa yang mau dibahas dan disampaikan.

Topik tersebut harus bisa mendukung pencapaian tujuan presentasinya. Bisa terdapat beragam topik presentasi untuk suatu tujuan yang sama.

Pilih topik presentasi yang paling erat kaitannya dengan tujuan presentasi dan juga tema topik yang paling dikuasai dan yang didukung dengan  data yang akurat dan selengkap mungkin yang telah berhasil dikumpulkan dan diperoleh dengan sumber data yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

Dengan demikian maka akan bisa meningkatkan kualitas presentasi dan bisa lebih mudah untuk meyakinkan client dan audience.

Pilih juga topik presentasi yang secara spesifik supaya bisa fokus dan tuntas pembahasannya serta tidak terlalu luas dan melebar kemana-mana bahasannya.

Hal tersebut dikhawatirkan waktunya yang bisa saja kurang dan tidak cukup sehingga justru tidak akan bisa efektif dan efisien penyampaian materinya, dan bisa saja menimbulkan bias dan melenceng dari tujuan awal presentasinya.

Pilih juga judul topik yang menarik yang bisa membuat audience tertarik untuk datang dan menyimak presentasinya sejak awal hingga akhir.

Kuasai Data Materi Presentasi

Lalu pelajari data materi presentasi sebaik mungkin. Hitung ulang dan cermati serta teliti data-data pendukung topik materi presentasi sehingga tidak terjadi kesalahan hitung dan juga analisisnya.

Pelajari dan Kenali Audience

Langkah berikutnya setelah materi presentasi benar-benar dikuasai adalah dengan mengenali audiencenya. Tentu saja akan berbeda gaya presentasinya jika dilakukan di hadapan anak-anak muda dengan jika di hadapan para senior. Sesuaikan juga dengan jangka waktu presentasinya. Rencanakan dengan matang gaya bicara dan juga busana pada saat presentasi dengan jenis audience nya. Perhatikan juga dengan komposisi tingkat pendidikan serta gender para audiencenya.

Tentukan Gaya Presentasi

Sesuaikan dengan jenis dan tipe audiencenya. Jika kebanyakan peserta audience presentasinya adalah kaum muda maka bisa disisipi dengan candaan bergaya ala anak muda supaya presentasi tidak kaku dan membosankan dan juga agar bisa lebih menarik perhatian audience. Ada juga candaan di kalangan audience senior yang tentu berbeda dengan candaan ala kaum muda.

Guyonan untuk kalangan berpendidikan tinggi tentu juga akan berbeda untuk audience yang tingkat pendidikannya beragam, demikian juga dengan komposisi gender audiencenya, akan berbeda candaan di kalangan kaum lelaki dengan candaan di kalangan kaum wanita, yang akan berbeda pula sesuai dengan tingkatan usianya masing-masing. Penyisipan jokes atau guyonan di sela-sela presentasi itu penting agar materi bisa lebih mudah tersampaikan dan presentasi bisa menarik dan berlangsung secara rileks dan tidak kaku. Selain candaan spesifik untuk jenis audience tertentu persiapkan juga bahan candaan umum yang bisa dilontarkan secara general untuk berbagai kalangan jenis audience.

Pembuatan Materi Presentasi

Langkah berikutnya ialah persiapkan susunan materi presentasi yang disesuaikan dengan topik presentasi dan juga dengan mengingat tujuan presentasinya tadi. Tarik kesimpulan yang tegas berdasarkan data dan informasi yang ada. Sajikan data dalam tampilan yang jelas namun menarik. Jika perlu perhatikan juga komposisi warnanya dan tampilkan juga gambar penunjang yang bisa memperjelas penyampaian materi topik presentasinya ataupun juga sebagai selingan agar presentasi bisa tampil lebih menarik dan tidak membosankan. Cara menyiapkan presentasi dengan menuliskan banyak teks di layar, tidak disarankan. Jangan tuliskan seluruh isi presentasi ke dalam slide, tapi cukup tampilkan dalam slide point-point topik pembahasan yang akan disampaikan, sebagai guidelines presentasi, untuk penjabarannya haruslah disampaikan dengan secara verbal dan lisan.

Ilustrasi gambar kadangkala ada yang tidak perlu dijabarkan lebih lanjut secara panjang lebar, sebagaimana pepatah yang menyatakan picture talk itself  atau suatu gambar mampu untuk menjelaskan dirinya sendiri, namun ada juga beberapa jenis gambar dan juga bagi kalangan audience tertentu yang masih memerlukan penjelasan mengenai gambar-gambar yang ditampilkan. Juga dengan grafik data, yang perlu dijabarkan lebih lanjut, dan dipaparkan panjang lebar hasil analisa dan juga kesimpulannya, karena tidak seluruh audience bisa membaca grafik atau tampilan data dan menganalisanya. Pilih slide dengan tema yang sama untuk setiap kali melakukan presentasi sejak awal hingga akhir, sehingga audience tidak menjadi bingung. Terdapat banyak ragam tema presentasi yang bisa dipilih, disesuaikan dengan jenis topik materinya dan juga dengan jenis tipe audience nya. Materi presentasi bisa ditambah dengan gambar atau audio dan juga video yang relevan dan mendukung agar audience tidak jemu dan bisa tetap fokus pada presentasi yang ditampilkan.

Berlatih Presentasi

Setelah mempersiapkan slide presentasi lalu cobalah untuk berlatih mempresentasikannya, agar pada saatnya tiba bisa dilakukan dengan secara lancar.

Persiapkan Alat Pendukung Presentasi

Lalu persiapkan juga alat-alat pendukung presentasi nya yakni bisa berupa laptopnya dan juga alat pointer seperti laser pointer, juga dengan layar proyektor presentasi juga lampunya, spidol, papan tulis dan lain sebagainya. Kemudian jika perlu maka buat juga back up cadangan materi bahan presentasinya agar jika terdapat kendala bisa dipergunakan cadangannya. Simpan dalam flashdisk atau laptop yang berbeda kalau perlu. Jangan lupa cek juga dengan pasokan dayanya.

Persiapkan Mental dan Fisik

Kemudian yang tak kalah pentingnya juga adalah mempersiapkan mental dan juga fisik, agar pada saat hari H nya bisa melakukan presentasi dengan kondisi yang prima. Jaga kesehatan dan asupan gizi jangan sampai sakit. Lalu juga persiapkan juga mental agar bisa tampil prima dan penuh percaya diri.

Dengan demikian maka materi presentasi bisa tersampaikan dengan baik.