Suasana meeting Anda membosankan? Bagaimana cara agar meeting menyenangkan? Kebanyakan dari setiap meeting yang diselenggarakan, baik itu di kantor atau di lembaga lainnya, sebagian besar akan lebih banyak mendengarkan penjelasan dan hanya beberapa saja yang akan turut memberikan opininya. Selain itu meeting juga kental akan suasana yang terlalu fokus dan menegangkan. Ada beberapa faktor yang menyebabkan peserta meeting tidak bersemangat dan kurang menikmati meeting tersebut. Salah satunya karena suasana yang terbangun tidaklah menyenangkan.
Kenapa Meeting Harus Menyenangkan?
Selama ini setiap orang yang mengikuti meeting selalu dihantui dengan ketakutan. Hal-hal seperti masih ada orang yang menganggap bahwa meeting adalah kegiatan yang membuang-buang waktu. Namun pada nyatanya meeting sangatlah penting dilakukan oleh sebuah perusahaan atau institusi. Membuang-buang waktu bisa terjadi karena perencanaan meeting yang tidak matang. Selain itu juga keseringan meeting yang akan membuat peserta juga merasa lelah. Apalagi jika sedang dalam mengerjakan pekerjaan, dan tiba-tiba panggilan meeting itu hadir. Maka bisa saja konsentrasi menjadi berantakan.
Oleh karena itu, pelaksanaan meeting yang menyenangkan sangatlah penting agar peserta tidak terbebani, walaupun dalam kondisi sibuk sekali pun. Karena suasana meeting yang menyenangkan bisa menjadi sebuah zona merilekskan pikiran sejenak dari tumpukan pekerjaan. Walaupun tetap membahas urusan pekerjaan, namun dalam metode yang lebih ringan. Sehingga peserta pun bisa enjoy mengikutinya.
Lakukan Hal Ini Untuk Buat Meeting Menyenangkan
Suasana yang dibangun ketika meeting tidaklah melulu harus tegang. Namun, peserta meeting juga harus bisa dibuat agar merasa nyaman berada di ruangan meeting dan tetap mendengarkan penjelasan secara seksama tanpa adanya beban berupa kebosanan. Oleh karena itu, strategi yang diterapkan bukan saja untuk persiapan meeting sendiri, tetapi juga harus ada beberapa strategi yang perlu diterapkan di dalam memberikan rasa senang dan nyaman kepada peserta meeting.
1. Penggunaan Bahasa Yang Kasual
Hal ini akan disesuaikan dengan pemimpin meeting tersebut. Dengan menggunakan bahasa yang kasual, maka rapat seolah terlihat lebih santai namun tetap tidak meleset dari topik pembahasan. Penggunaan bahasa yang kasual juga akan menghilangkan kesan kaku di ruangan tersebut.
2. Persiapkan Slide Presentasi Yang Menarik
Slide presentasi akan sangat berpengaruh di dalam menentukan tingkat kebosanan peserta meeting. Jika seluruh slide hanya dipenuhi dengan tulisan, maka kebosanan akan berpotensi besar datang lebih banyak. Oleh karena itu usahakan untuk berkreativitas di dalam menyajikan slide presentasi. Misalnya dengan memilih font yang enak dibaca, ukuran font yang sekiranya mudah untuk dibaca dari jarak yang jauh, warna yang seimbang dan tidak terlalu mencolok, dan ditambahi dengan gambar-gambar.
3. Sediakan Makanan dan Minuman Ringan
Selama meeting berlangsung, bisa disediakan dengan snack atau kopi maupun teh. Dengan begitu peserta meeting juga akan merasa lebih bersemangat. Apalagi bagi peserta yang belum sempat mengisi perut, daripada tidak konsentrasi menyimak, maka metode ini akan sangat ampuh membangkitkan semangat.
4. Sisipkan Candaan
Di dalam meeting ada baiknya jika disisipkan dengan candaan yang bisa membuat suasana semakin hidup. Yang kemudian bisa dilanjutkan kembali dengan topik pembahasan.
Pemimpin Rapat Yang Dicintai Pesertanya
Pemimpin rapat akan sangat berpengaruh di dalam menyatukan pikiran peserta meeting dan menciptakan cara agar meeting menyenangkan. Menjadi pemimpin rapat juga sangat bertanggung jawab di dalam menyajikan materi pembahasan dengan sebaik mungkin agar peserta mudah untuk memahami rencana dan tugas yang akan dilaksanakan.
Ajak Semua Peserta Berinteraksi Dan Berpartisipasi
Usahakan agar semua peserta bisa berkontribusi di dalam meeting tersebut. Sebagai pemimpin terkadang harus memberikan pancingan pada peserta yang ingin mengutarakan pendapatnya tetapi masih tertahan. Dengan begitu, pemimpin perlu juga untuk mengajak berinteraksi setiap peserta dan membuat mereka berpartisipasi di dalam meeting.
Batasi Peserta Meeting
Paling tidak peserta meeting adalah tidak lebih dari 7 orang. Jika terlalu banyak, maka Anda sebagai pemimpin akan kesulitan untuk membaca setiap peserta meeting. Selain itu dengan sedikitnya jumlah peserta, maka kesempatan yang besar juga agar semua peserta bisa turut berkontribusi. Sehingga peserta meeting ini perlu untuk dibatasi.
Hindari Penggunaan Smartphone
Walaupun bisa saja mengoperasikan smartphone sambil mendengarkan. Namun, untuk semakin meningkatkan konsentrasi dan pandangan serta pendengaran lebih fokus pada pemimpin, ada baiknya jika smartphone tidak digunakan ketika meeting.
Hindari Durasi Meeting Terlalu Lama
Jangan terlalu cepat dan juga jangan terlalu lama. Jika terlalu cepat, maka Anda akan melewatkan pendapat dan opini yang akan disampaikan oleh peserta. Sedangkan jika terlalu lama, maka proses meeting pun tidak akan berjalan dengan efektif.
Waktu Dan Tempat Meeting Yang Tidak Membosankan
Melakukan meeting tidak selalu harus dilaksanakan di gedung kantor Anda saja. Tetapi juga bisa dilakukan di luar, baik dengan karyawan Anda atau dengan klien Anda sembari melakukan kegiatan di waktu-waktu tertentu. Dijamin ini akan sangat menyenangkan, namun tetap membahas urusan pekerjaan Anda.
Di Ruang Terbuka
Dengan melakukan meeting di ruangan terbuka, maka suasana yang santai bisa didapatkan antara pimpinan dan peserta meeting tanpa harus mengurangi keseriusan di dalam membahas materi.
Sambil Makan Siang Bersama
Cara ini akan membuat hubungan antara karyawan dan pimpinan dapat semakin dekat. Anda bisa mengajak setiap divisi untuk hadir makan bersama sekali-kali sembari melakukan meeting. Di sini akan terjadi interaksi yang lebih dekat dan santai, sekaligus membuat antar karyawan semakin solid.
Luangkan Waktu Untuk Outbond
Buatlah agenda, misalkan saja setahun sekali atau dua kali untuk melaksanakan outbond dengan seluruh karyawan. Selain bisa rehat sejenak dari tumpukan pekerjaan, juga bisa saling berdiskusi dan membina kekompakan pada seluruh karyawan. Sehingga ketika kembali bekerja, mereka bisa mendapatkan pikiran yang lebih fresh.
Meeting menjadi kegiatan yang sangat penting. Namun, agar pelaksanaannya tidak menjadi momok yang menakutkan dan membosankan perlu untuk dibuat cara agar meeting menyenangkan dan peserta enjoy mengikutinya.
Tambahkan beberapa souvenir sederhana agar meeting semakin menyenangkan