Rapat atau yang juga sering disebut dengan meeting merupakan sebuah perkumpulan yang sengaja dibentuk untuk mendiskusikan atau membicarakan maupun merencanakan suatu hal yang akan dikerjakan oleh sekumpulan orang yang menjalankan meeting tersebut. Cara mengadakan meeting yang efektif sangat lah baik untuk meminimalisir adanya miskomunikasi antar pelaku kegiatan. Sehingga kegiatan yang akan diselenggarakan bisa berjalan dengan lancar dan mencapai kesuksesan.
Bagaimana Cara mengadakan Meeting Efektif?
Untuk bisa mencapai meeting yang efektif, tentu saja di dalamnya membutuhkan pengelolaan yang baik. Agar apa yang nantinya dibahas dalam meeting bisa memberikan dampak positif berupa perkembangan dari apa yang telah direncanakan.
Maka dari itu, mari kita mulai bahas beberapa cara mengadakan meeting yang efektif.
Berikut ini adalah tipsnya untuk Anda agar meeting yang dijalankan dapat berjalan dengan efektif.
1. Perencanaan Meeting
Sebelum meeting dijalankan, lebih baik jika direncanakan dahulu. Perlu untuk dirancang mengenai topik apa yang akan dibahas dan tujuan apa yang akan dicapai, kapan dan di mana akan dilaksanakan sehingga seluruh peserta dapat berkumpul secara ontime, siapa saja yang akan bergabung dalam mengikuti meeting, dan berapa jumlah untuk peserta meeting tersebut. Dengan adanya perencanaan, maka proses meeting pun dapat lebih fokus pada apa yang akan dibahas dan akan dicapai.
2. Persiapkan Semua Peralatan Meeting
Di dalam menjalankan meeting tentu ada beberapa peralatan atau perlengkapan yang akan dibutuhkan selama berjalannya proses meeting. Misalkan saja kertas dan pena untuk mencatat apa yang dibahas, LCD dan proyektor untuk presentasi, laptop, spidol, whiteboard, dan peralatan lainnya. Persiapkan semuanya secara lengkap sehingga ketika tiba waktunya, meeting bisa berjalan tanpa adanya hambatan.
3. Peserta Meeting Yang Turut Terlibat
Pelaksanaan meeting akan mengikutsertakan beberapa orang di dalamnya dengan karakter yang berbeda-beda. Di dalam cara mengadakan meeting yang efektif, diharapkan agar semua peserta dapat angkat bicara dan menyampaikan masukannya untuk bisa berkembang bersama. Sehingga tidak ada yang mendominasi di dalam forum tersebut. Dan nantinya dari semua masukan yang ada bisa ditampung untuk kemudian difilter kembali dan mencapai solusi terbaik untuk kebaikan dan kemajuan bersama.
4. Evaluasi Meeting
Setelah meeting usai, pembahasan penting yang sudah dibahas bisa disampaikan secara singkat kepada peserta . Hal tersebut bisa berupa tugas-tugas atau tanggungjawab yang harus dikerjakan setelah selesainya meeting ini. Dan di akhir meeting juga dipastikan agar seluruh peserta sudah menyetujui keputusan yang sudah diambil. Sehingga ketika sudah bertugas tidak timbul kesalahpahaman. Dievaluasi ini pun bisa juga dibahas mengenai meeting selanjutnya yang bisa juga membahas mengenai tugas-tugas yang sudah dijalankan tersebut.
5. Komitmen Menjalankan Tugas
Ini juga menjadi bagian terpenting, di mana setiap peserta haruslah menanamkan komitmen pada tugas yang diembannya. Dengan begitu selain bisa mencapai meeting yang efektif, juga bisa memberikan dampak yang baik untuk perusahaan atau institusi tersebut.
Agar Waktu Tak Terbuang Sia-Sia Saat Meeting
Dalam beberapa kasus ketika sedang meeting maka permasalahan yang sering muncul adalah mengenai penggunaan waktu yang tidak terkontrol. Menjadi penting adanya bahwa di dalam sebuah meeting ditetapkan secara pasti mengenai waktu mulai dan berakhirnya. Karena setiap peserta tentunya memiliki tugas masing-masing. Oleh karena itu, jangan sampai waktu tersebut terbuang secara sia-sia.
Pertama, usahakan untuk tidak terlalu lama dalam melakukan persiapan. Baik itu tempat, peralatan, dan menunggu peserta yang belum datang. Hindari agar tidak terjadi durasi waktu yang lama untuk persiapan dan pembahasan hanya sebentar saja.
Kedua, beri batas waktu setiap pembahasan. Hal ini menjadi salah satu cara yang efektif agar tidak menambah-nambah waktu. Sehingga setiap pembahasan diberi batasan waktu begitupun dengan bagian pembahasan yang lain.
Ketiga, pastikan hadir tepat waktu dan berakhir tepat waktu. Diharapkan agar seluruh peserta meeting bisa bersikap disiplin pada waktu kehadiran. Karena meeting tidaklah berlangsung lama. Dengan begitu berakhirnya meeting pun juga bisa tepat waktu.
Keempat, hindari untuk membahas topik yang lain dari yang direncanakan. Otomatis hal ini akan berpotensi untuk menambah waktu. Jika ingin membahas topik lain, maka rencanakan untuk membahasnya di pertemuan selanjutnya.
Kapan Waktu Yang Tepat Untuk Meeting?
Meeting bukanlah sebuah perkumpulan yang akan menyita waktu di dalam mengerjakan tugas-tugas Anda. Hal tersebut bisa terjadi jika meeting dijalankan dengan benar dan fokus pada apa yang akan dibahas. Sehingga penetapan waktu meeting sangatlah penting, mengingat banyak orang juga memiliki tanggung jawab dan deadline tugas masing-masing. Sehingga haruslah saling mendukung.
Waktu pelaksanaan meeting biasanya ada yang dilaksanakan pada pagi hari karena harapannya di saat pagi, maka pikiran masih fresh. Namun, ada juga yang melakukannya secara mendadak karena benar-benar dalam kondisi yang harus segera dilakukan meeting. Namun dari beberapa penelitian yang ada, bahwa pelaksanaan meeting juga disesuaikan dengan beberapa faktor, seperti memperhitungkan kelelahan dan juga tingkat konsentrasi pekerja. Penelitian tersebut menyebutkan bahwa waktu yang tepat adalah ketika hari Selasa pukul 14.30 yang dimungkinkan seluruh peserta bisa menghadirinya.
Meeting Space Ini Akan Semakin Mendukung
Meeting space yang monoton juga bisa mempengaruhi semangat dari peserta di dalam mengikuti meeting. Sehingga ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk bisa mendapatkan meeting space yang membuat nyaman seluruh peserta. Jika Anda berniat untuk menyewa ruangan meeting, maka perhatikan mengenai kapasitas ruangan dan peserta yang akan mengikuti meeting.
Selain itu yang tak kalah penting adalah kebersihan. Pastikan bahwa ruangan tersebut tidak kotor dan tidak terdapat aroma yang mengganggu indra penciuman peserta dan bisa memperburuk konsentrasi peserta meeting. Kemudian juga fasilitas yang disediakan, seperti LCD, proyektor, AC dan sebagainya agar membuat suasana meeting semakin nyaman.
Untuk wujudkan cara mengadakan meeting yang efektif tidak akan sulit jika segalanya sudah terencana dan dipersiapkan dengan matang. Dengan begitu setiap peserta pun dapat memperoleh hasil penting dari pembahasan dan pastinya waktu yang digunakan juga lebih efektif.
Demikian beberapa cara mengadakan meeting efektif. Oh iya, bisa juga sesekali berilah peserta meeting souvenir sederhana agar suasana lebih cair dan berkesan.