menyenangkan Archives - EXCLUSIVE SOUVENIR PROFESSIONAL

Suasana meeting Anda membosankan? Bagaimana cara agar meeting menyenangkan? Kebanyakan dari setiap meeting yang diselenggarakan, baik itu di kantor atau di lembaga lainnya, sebagian besar akan lebih banyak mendengarkan penjelasan dan hanya beberapa saja yang akan turut memberikan opininya. Selain itu meeting juga kental akan suasana yang terlalu fokus dan menegangkan. Ada beberapa faktor yang menyebabkan peserta meeting tidak bersemangat dan kurang menikmati meeting tersebut. Salah satunya karena suasana yang terbangun tidaklah menyenangkan.

Kenapa Meeting Harus Menyenangkan?

Selama ini setiap orang yang mengikuti meeting selalu dihantui dengan ketakutan. Hal-hal seperti masih ada orang yang menganggap bahwa meeting adalah kegiatan yang membuang-buang waktu. Namun pada nyatanya meeting sangatlah penting dilakukan oleh sebuah perusahaan atau institusi. Membuang-buang waktu bisa terjadi karena perencanaan meeting yang tidak matang. Selain itu juga keseringan meeting yang akan membuat peserta juga merasa lelah. Apalagi jika sedang dalam mengerjakan pekerjaan, dan tiba-tiba panggilan meeting itu hadir. Maka bisa saja konsentrasi menjadi berantakan.

Oleh karena itu, pelaksanaan meeting yang menyenangkan sangatlah penting agar peserta tidak terbebani, walaupun dalam kondisi sibuk sekali pun. Karena suasana meeting yang menyenangkan bisa menjadi sebuah zona merilekskan pikiran sejenak dari tumpukan pekerjaan. Walaupun tetap membahas urusan pekerjaan, namun dalam metode yang lebih ringan. Sehingga peserta pun bisa enjoy mengikutinya.

Lakukan Hal Ini Untuk Buat Meeting Menyenangkan

Suasana yang dibangun ketika meeting tidaklah melulu harus tegang. Namun, peserta meeting juga harus bisa dibuat agar merasa nyaman berada di ruangan meeting dan tetap mendengarkan penjelasan secara seksama tanpa adanya beban berupa kebosanan. Oleh karena itu, strategi yang diterapkan bukan saja untuk persiapan meeting sendiri, tetapi juga harus ada beberapa strategi yang perlu diterapkan di dalam memberikan rasa senang dan nyaman kepada peserta meeting.

1. Penggunaan Bahasa Yang Kasual

Hal ini akan disesuaikan dengan pemimpin meeting tersebut. Dengan menggunakan bahasa yang kasual, maka rapat seolah terlihat lebih santai namun tetap tidak meleset dari topik pembahasan. Penggunaan bahasa yang kasual juga akan menghilangkan kesan kaku di ruangan tersebut.

2. Persiapkan Slide Presentasi Yang Menarik

Slide presentasi akan sangat berpengaruh di dalam menentukan tingkat kebosanan peserta meeting. Jika seluruh slide hanya dipenuhi dengan tulisan, maka kebosanan akan berpotensi besar datang lebih banyak. Oleh karena itu usahakan untuk berkreativitas di dalam menyajikan slide presentasi. Misalnya dengan memilih font yang enak dibaca, ukuran font yang sekiranya mudah untuk dibaca dari jarak yang jauh, warna yang seimbang dan tidak terlalu mencolok, dan ditambahi dengan gambar-gambar.

3. Sediakan Makanan dan Minuman Ringan

Selama meeting berlangsung, bisa disediakan dengan snack atau kopi maupun teh. Dengan begitu peserta meeting juga akan merasa lebih bersemangat. Apalagi bagi peserta yang belum sempat mengisi perut, daripada tidak konsentrasi menyimak, maka metode ini akan sangat ampuh membangkitkan semangat.

4. Sisipkan Candaan

Di dalam meeting ada baiknya jika disisipkan dengan candaan yang bisa membuat suasana semakin hidup. Yang kemudian bisa dilanjutkan kembali dengan topik pembahasan.

Pemimpin Rapat Yang Dicintai Pesertanya

Pemimpin rapat akan sangat berpengaruh di dalam menyatukan pikiran peserta meeting dan menciptakan cara agar meeting menyenangkan. Menjadi pemimpin rapat juga sangat bertanggung jawab di dalam menyajikan materi pembahasan dengan sebaik mungkin agar peserta mudah untuk memahami rencana dan tugas yang akan dilaksanakan.

Ajak Semua Peserta Berinteraksi Dan Berpartisipasi

Usahakan agar semua peserta bisa berkontribusi di dalam meeting tersebut. Sebagai pemimpin terkadang harus memberikan pancingan pada peserta yang ingin mengutarakan pendapatnya tetapi masih tertahan. Dengan begitu, pemimpin perlu juga untuk mengajak berinteraksi setiap peserta dan membuat mereka berpartisipasi di dalam meeting.

Batasi Peserta Meeting

Paling tidak peserta meeting adalah tidak lebih dari 7 orang. Jika terlalu banyak, maka Anda sebagai pemimpin akan kesulitan untuk membaca setiap peserta meeting. Selain itu dengan sedikitnya jumlah peserta, maka kesempatan yang besar juga agar semua peserta bisa turut berkontribusi. Sehingga peserta meeting ini perlu untuk dibatasi.

Hindari Penggunaan Smartphone

Walaupun bisa saja mengoperasikan smartphone sambil mendengarkan. Namun, untuk semakin meningkatkan konsentrasi dan pandangan serta pendengaran lebih fokus pada pemimpin, ada baiknya jika smartphone tidak digunakan ketika meeting.

Hindari Durasi Meeting Terlalu Lama

Jangan terlalu cepat dan juga jangan terlalu lama. Jika terlalu cepat, maka Anda akan melewatkan pendapat dan opini yang akan disampaikan oleh peserta. Sedangkan jika terlalu lama, maka proses meeting pun tidak akan berjalan dengan efektif.

Waktu Dan Tempat Meeting Yang Tidak Membosankan

Melakukan meeting tidak selalu harus dilaksanakan di gedung kantor Anda saja. Tetapi juga bisa dilakukan di luar, baik dengan karyawan Anda atau dengan klien Anda sembari melakukan kegiatan di waktu-waktu tertentu. Dijamin ini akan sangat menyenangkan, namun tetap membahas urusan pekerjaan Anda.

Di Ruang Terbuka

Dengan melakukan meeting di ruangan terbuka, maka suasana yang santai bisa didapatkan antara pimpinan dan peserta meeting tanpa harus mengurangi keseriusan di dalam membahas materi.

Sambil Makan Siang Bersama

Cara ini akan membuat hubungan antara karyawan dan pimpinan dapat semakin dekat. Anda bisa mengajak setiap divisi untuk hadir makan bersama sekali-kali sembari melakukan meeting. Di sini akan terjadi interaksi yang lebih dekat dan santai, sekaligus membuat antar karyawan semakin solid.

Luangkan Waktu Untuk Outbond

Buatlah agenda, misalkan saja setahun sekali atau dua kali untuk melaksanakan outbond dengan seluruh karyawan. Selain bisa rehat sejenak dari tumpukan pekerjaan, juga bisa saling berdiskusi dan membina kekompakan pada seluruh karyawan. Sehingga ketika kembali bekerja, mereka bisa mendapatkan pikiran yang lebih fresh.

Meeting menjadi kegiatan yang sangat penting. Namun, agar pelaksanaannya tidak menjadi momok yang menakutkan dan membosankan perlu untuk dibuat cara agar meeting menyenangkan dan peserta enjoy mengikutinya.

Tambahkan beberapa souvenir sederhana agar meeting semakin menyenangkan

Rapat atau yang juga sering disebut dengan meeting merupakan sebuah perkumpulan yang sengaja dibentuk untuk mendiskusikan atau membicarakan maupun merencanakan suatu hal yang akan dikerjakan oleh sekumpulan orang yang menjalankan meeting tersebut. Cara mengadakan meeting yang efektif sangat lah baik untuk meminimalisir adanya miskomunikasi antar pelaku kegiatan. Sehingga kegiatan yang akan diselenggarakan bisa berjalan dengan lancar dan mencapai kesuksesan.

Bagaimana Cara mengadakan Meeting Efektif?

Untuk bisa mencapai meeting yang efektif, tentu saja di dalamnya membutuhkan pengelolaan yang baik. Agar apa yang nantinya dibahas dalam meeting bisa memberikan dampak positif berupa perkembangan dari apa yang telah direncanakan.

Maka dari itu, mari kita mulai bahas beberapa cara mengadakan meeting yang efektif.

Berikut ini adalah tipsnya untuk Anda agar meeting yang dijalankan dapat berjalan dengan efektif.

1. Perencanaan Meeting

Sebelum meeting dijalankan, lebih baik jika direncanakan dahulu. Perlu untuk dirancang mengenai topik apa yang akan dibahas dan tujuan apa yang akan dicapai, kapan dan di mana akan dilaksanakan sehingga seluruh peserta dapat berkumpul secara ontime, siapa saja yang akan bergabung dalam mengikuti meeting, dan berapa jumlah untuk peserta meeting tersebut. Dengan adanya perencanaan, maka proses meeting pun dapat lebih fokus pada apa yang akan dibahas dan akan dicapai.

2. Persiapkan Semua Peralatan Meeting

Di dalam menjalankan meeting tentu ada beberapa peralatan atau perlengkapan yang akan dibutuhkan selama berjalannya proses meeting. Misalkan saja kertas dan pena untuk mencatat apa yang dibahas, LCD dan proyektor untuk presentasi, laptop, spidol, whiteboard, dan peralatan lainnya. Persiapkan semuanya secara lengkap sehingga ketika tiba waktunya, meeting bisa berjalan tanpa adanya hambatan.

3. Peserta Meeting Yang Turut Terlibat

Pelaksanaan meeting akan mengikutsertakan beberapa orang di dalamnya dengan karakter yang berbeda-beda. Di dalam cara mengadakan meeting yang efektif, diharapkan agar semua peserta dapat angkat bicara dan menyampaikan masukannya untuk bisa berkembang bersama. Sehingga tidak ada yang mendominasi di dalam forum tersebut. Dan nantinya dari semua masukan yang ada bisa ditampung untuk kemudian difilter kembali dan mencapai solusi terbaik untuk kebaikan dan kemajuan bersama.

4. Evaluasi Meeting

Setelah meeting usai, pembahasan penting yang sudah dibahas bisa disampaikan secara singkat kepada peserta . Hal tersebut bisa berupa tugas-tugas atau tanggungjawab yang harus dikerjakan setelah selesainya meeting ini. Dan di akhir meeting juga dipastikan agar seluruh peserta sudah menyetujui keputusan yang sudah diambil. Sehingga ketika sudah bertugas tidak timbul kesalahpahaman. Dievaluasi ini pun bisa juga dibahas mengenai meeting selanjutnya yang bisa juga membahas mengenai tugas-tugas yang sudah dijalankan tersebut.

5. Komitmen Menjalankan Tugas

Ini juga menjadi bagian terpenting, di mana setiap peserta haruslah menanamkan komitmen pada tugas yang diembannya. Dengan begitu selain bisa mencapai meeting yang efektif, juga bisa memberikan dampak yang baik untuk perusahaan atau institusi tersebut.

Agar Waktu Tak Terbuang Sia-Sia Saat Meeting

Dalam beberapa kasus ketika sedang meeting maka permasalahan yang sering muncul adalah mengenai penggunaan waktu yang tidak terkontrol. Menjadi penting adanya bahwa di dalam sebuah meeting ditetapkan secara pasti mengenai waktu mulai dan berakhirnya. Karena setiap peserta tentunya memiliki tugas masing-masing. Oleh karena itu, jangan sampai waktu tersebut terbuang secara sia-sia.

Pertama, usahakan untuk tidak terlalu lama dalam melakukan persiapan. Baik itu tempat, peralatan, dan menunggu peserta yang belum datang. Hindari agar tidak terjadi durasi waktu yang lama untuk persiapan dan pembahasan hanya sebentar saja.

Kedua, beri batas waktu setiap pembahasan. Hal ini menjadi salah satu cara yang efektif agar tidak menambah-nambah waktu. Sehingga setiap pembahasan diberi batasan waktu begitupun dengan bagian pembahasan yang lain.

Ketiga, pastikan hadir tepat waktu dan berakhir tepat waktu. Diharapkan agar seluruh peserta meeting bisa bersikap disiplin pada waktu kehadiran. Karena meeting tidaklah berlangsung lama. Dengan begitu berakhirnya meeting pun juga bisa tepat waktu.

Keempat, hindari untuk membahas topik yang lain dari yang direncanakan. Otomatis hal ini akan berpotensi untuk menambah waktu. Jika ingin membahas topik lain, maka rencanakan untuk membahasnya di pertemuan selanjutnya.

Kapan Waktu Yang Tepat Untuk Meeting?

Meeting bukanlah sebuah perkumpulan yang akan menyita waktu di dalam mengerjakan tugas-tugas Anda. Hal tersebut bisa terjadi jika meeting dijalankan dengan benar dan fokus pada apa yang akan dibahas. Sehingga penetapan waktu meeting sangatlah penting, mengingat banyak orang juga memiliki tanggung jawab dan deadline tugas masing-masing. Sehingga haruslah saling mendukung.

Waktu pelaksanaan meeting biasanya ada yang dilaksanakan pada pagi hari karena harapannya di saat pagi, maka pikiran masih fresh. Namun, ada juga yang melakukannya secara mendadak karena benar-benar dalam kondisi yang harus segera dilakukan meeting. Namun dari beberapa penelitian yang ada, bahwa pelaksanaan meeting juga disesuaikan dengan beberapa faktor, seperti memperhitungkan kelelahan dan juga tingkat konsentrasi pekerja. Penelitian tersebut menyebutkan bahwa waktu yang tepat adalah ketika hari Selasa pukul 14.30 yang dimungkinkan seluruh peserta bisa menghadirinya.

Meeting Space Ini Akan Semakin Mendukung

Meeting space yang monoton juga bisa mempengaruhi semangat dari peserta di dalam mengikuti meeting. Sehingga ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk bisa mendapatkan meeting space yang membuat nyaman seluruh peserta. Jika Anda berniat untuk menyewa ruangan meeting, maka perhatikan mengenai kapasitas ruangan dan peserta yang akan mengikuti meeting.

Selain itu yang tak kalah penting adalah kebersihan. Pastikan bahwa ruangan tersebut tidak kotor dan tidak terdapat aroma yang mengganggu indra penciuman peserta dan bisa memperburuk konsentrasi peserta meeting. Kemudian juga fasilitas yang disediakan, seperti LCD, proyektor, AC dan sebagainya agar membuat suasana meeting semakin nyaman.

Untuk wujudkan cara mengadakan meeting yang efektif tidak akan sulit jika segalanya sudah terencana dan dipersiapkan dengan matang. Dengan begitu setiap peserta pun dapat memperoleh hasil penting dari pembahasan dan pastinya waktu yang digunakan juga lebih efektif.

Demikian beberapa cara mengadakan meeting efektif. Oh iya, bisa juga sesekali berilah peserta meeting souvenir sederhana agar suasana lebih cair dan berkesan.

Tag: menyenangkan

Ragu Hadir Meeting? Pakai Strategi Ini Untuk Buat Meeting Menyenangkan