Struktur panitia seminar menjadi bagian penting yang harus dipersiapkan sebelum kegiatan seminar dimulai. Pasalnya jika struktur panitia tersebut tidak ada, maka kegiatan seminar itu pun tidak akan pernah terwujud. Hal ini berkaitan dengan panitia seminar itu sendiri yang akan berperan sebagai pelaksana dari kegiatan seminar.
Pembentukan panitia seminar menjadi bagian penting yang harus dipersiapkan karena keberadaannya pun berkaitan dengan beberapa tujuan utama yang dimilikinya. Ingin tahu tujuan apa saja dari pembentukan panitia tersebut? Berikut penjelasannya :
Tujuan pembentukan panitia seminar
Melaksanakan fungsi dari manajemen kegiatan seminar yang terdiri dari proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring hingga evaluasi dari seluruh tahapan kegiatan acara seminar.
Melakukan pengaturan dari tata pelaksanaan serta tata kerja pada tahap persiapan juga pelaksanaan acara seminar.
Melakukan pengelolaan dari materi acara seminar dengan baik dan benar.
Mengkondisikan serta menciptakan suasana yang kooperatif juga kondusif utamanya bagi para panitia pelaksana.
Mengendalikan dan melaksanakan kegiatan operasional dari acara seminar dengan lebih baik.
Melakukan koordinasi juga komunikasi di antara semua unsur yang terlibat di dalamnya termasuk di antara sesama panitia.
Struktur panitia seminar dan tugas yang dimilikinya
Berbicara mengenai panitia seminar, berikut ini terdapat beberapa bagian penting dari kepanitiaan yang wajib ada sebelum kegiatan seminar dimulai, di antaranya :
1. Ketua panitia
Ketua panitia adalah sosok pemimpin yang dapat menggerakan setiap bagian panitia di dalamnya. Setiap ketua dapat dibantu oleh wakil yang dimilikinya, sehingga pekerjaan atau tugas yang dimilikinya pun akan terasa lebih ringan. Tugas seorang ketua acara seminar adalah :
Memimpin semua panitia dalam acara seminar
Menjadi koordinator dari panitia seminar
Membuat konsep acara serta melimpahkan setiap tugas pada struktur panitia lainnya.
Memberikan pengarahan serta melakukan pengawasan
Mencari alternatif solusi untuk setiap permasalahan yang ada.
Menjadi penanggung jawab acara seminar
Meminta laporan pertanggung jawaban dari setiap bagian seksi panitia lainnya.
Membuat LPJ bersama dengan sekretaris
2. Sekretaris
Sekretaris adalah seseorang yang diberikan tugas untuk mengurus berbagai macam urusan yang berkaitan dengan kesekretariatan. Tugas sekretaris di antaranya adalah :
Membuat surat resmi seperti surat permohonan izin, kontrak kerjasama dan lainnya.
Membuat surat keputusan yang berkaitan dengan panitia acara seminar
Mempersiapkan serta mengedarkan daftar hadir peserta seminar juga daftar hadir panitia
Mempersiapkan sertifikat baik untuk panitia maupun untuk peserta seminar.
Membuat tanda kepanitiaan seperti halnya id card atau bahkan name card
Menyediakan lembar komunikasi
Membuat daftar kebutuhan dari acara seminar
Melakukan koordinasi dengan beberapa seksi terkait
Bertanggung jawab pada ketua acara.
3. Bendahara
Bendahara dikenal dengan tugas utama yang dimilikinya yaitu sebagai pengatur keuangan. Namun bentuk pengaturan keuangan apa saja yang dimaksud olehnya adalah :
Membantu ketua acara utamanya dalam masalah anggaran dan pengelolaannya.
Menyusun rencana anggaran untuk pembelanjaan dari kebutuhan acara seminar
Melakukan pengelolaan serta pengawasan dari anggaran yang masuk serta penggunaan dana yang dilakukan
Membuat pembukuan dengan rinci dan juga jelas
Bertanggung jawab pada pihak ketua acara seminar
4. Seksi acara
Seksi acara tentunya berkaitan dengan setiap kegiatan yang akan dilakukan dalam hal ini berkaitan dengan setiap sesi acara yang akan dilakukan. Tugas-tugasnya adalah :
Membuat susunan acara secara detail dan terperinci
Menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya
Membuat konsep acara seminar dengan lebih baik.
Menjadi koordinator lapangan serta mengatur hal teknis yang ada di lapangan
Melakukan sosialisasi dari susunan acara pada berbagai pihak yang saling berkaitan dengan acara seminar tersebut.
Bertanggung jawab pada panitia acara seminar.
5. Seksi humas dan publikasi
Seksi humas atau hubungan masyarakat tentunya bertanggung jawab atas setiap hubungan yang dilakukan antara panitia dengan beberapa pihak terkait. Sedangkan publikasi memiliki tugas untuk melakukan sosialisasi dari acara seminar tersebut. Untuk tugas lebih rinci yang dimilikinya adalah :
Membuat konsep serta membuat media publikasi
Merancang serta mendesain katalog
Membantu kesekretariatan dalam mengelola dokumen yang dibutuhkan dalam kegiatan acara
Bertanggung jawab pada ketua acara seminar
6. Seksi perlengkapan serta dekorasi
Mendata beragam perlengkapan yang dibutuhkan
Mengadakan hubungan serta kontrak perjanjian
Bertanggung jawab pada pemeliharaan, perawatan serta pengembalian dari peralatan yang digunakan
Melakukan distribusi perlengkapan dari kegiatan seminar
Bertanggung jawab pada ketua acara.
7. Seksi konsumsi
Menyiapkan serta mengatur menu makanan termasuk jadwal yang dimilikinya
Mempersiapkan serta membereskan peralatan konsumsi yang dibutuhkan
Mengurus biaya atau anggaran konsumsi
Melakukan komunikasi dengan pihak bendahara terkait anggaran untuk kebutuhan konsumsi
Bertanggung jawab pada pihak ketua panitia
8. Seksi dokumentasi serta transportasi
Mempersiapkan, melakukan proses, hingga membuat dokumentasi kegiatan seminar dalam bentuk foto maupun video
Menyediakan serta mempersiapkan beragam sarana transportasi yang dibutuhkan dalam acara seminar tersebut.
Melakukan tugas yang ditugaskan oleh panitia dan berkoordinasi dengan seksi lainnya
Melaporkan setiap hasil kegiatan yang dilakukan pada ketua panitia.
Dari penjelasan singkat di bagian atas tadi, dapat Anda lihat bahwa ada beberapa bagian dari susunan panitia yang menjadi bagian inti dari kegiatan seminar yang dilakukan. Namun selain beberapa bagian panitia di bagian atas tadi, ada pula beberapa struktur panitia seminar lainnya yang belum dapat penulis jelaskan kali ini, termasuk di antaranya pihak yang berkaitan dengan logistik yang umumnya bertugas dalam melakukan pengadaan dan lainnya. Kemudian ada pula bagian keamanan yang bertugas dalam menjaga berlangsungnya acara tersebut dari awal seminar dilakukan hingga akhir.
Itulah kiranya penjelasan singkat dari beberapa struktur panitia seminar yang harus dimiliki dalam acara atau kegiatan seminar serta tugas atau fungsi yang dimilikinya dalam seminar itu tadi.
Lengkapi seminar Anda dengan seminar kit agar semakin berkesan bagi peserta